Møder! Hvor minutter er bevarede og timer er spildt.

Møder! Hvor minutter er bevarede og timer er spildt.

En undersøgelse indklagede fortalte mig, “møder er min store timewaster. Jeg har

bogstaveligt talt tilbragte hele dage i møder. Jeg får ikke kun intet gjort på min

skrivebord, men også arver ekstra arbejde. Jeg formoder, hvis jeg kunne ønske en

ting det ville færre møder. Hey, jeg kan drømme, kan jeg?”

Ja! Lad os drømmer lidt. Ville det ikke være rart at have et pass, der siger,

“Komme ud af et møde gratis”? Her er nogle ideer til at gøre dine møder

mere produktive:

Overveje timingen. Hvis du er en person med evnen til at indkalde til et møde

et bestemt tidspunkt, alvorligt overveje den bedste tid til at holde den.

Corporate America har uddannet de fleste folk til at være “morgen mennesker.” Vores

naturlig energi cykler få os til at være “oppe” eller har “prime” tid første ting

Om morgenen. Desværre, mange mennesker insisterer på at holde møder på

dengang. Nogle former for møder er gode i den bedste sendetid, som dem

involverer brainstorming, problemløsning, eller strategisk tænkning. Rutine

personalemøder, projektopdateringer, eller oplysninger, der kun møder skal afholdes

under lulls i produktivitet. Tilsvarende, en brainstorm på fredag

eftermiddag klokken tre vil sandsynligvis ikke give de bedste resultater.

Etablere en adfærdskodeks for din afdeling eller organisation. Uden

et sæt “rules” eller “protokoller” til at holde møder, mennesker gør deres egen

ting, skaber uforudsigeligheden mellem forskellige møder. Jeg har lige

lettet en træningssession med en corporate division med 75 mennesker.

Sammen, vi har oprettet følgende Code of Conduct, der vil styre deres

fremtidige møder:

1. møder må kun 9-4 mandag til torsdag og 9-1 på fredag.

2. en dagsorden, sammen med nogen før arbejde er påkrævet 72 timer forud for

det møde, klart skitserer mål af mødet. Hvis et formål

kan ikke være defineret, annullere mødet. Skitsere kravet tid for hver

punkt på dagsordenen og den ansvarlige person.

3. hvis mødet ikke er inden for disse retningslinjer, har hver deltager evnen til at

spørgsmålet på mødet.

4. være følsomme over for tidsmæssige begrænsninger og frister for andre afdelinger.

Svarer til den betydning og komplekse spørgsmål til længden af den

møde.

5. møder bør kun være 50 minutter (snarere end en time) eller afslutte ti

minutter før toppen af timen, så deltagerne kan foretage det næste møde

som begynder øverst i timen.

6. møder vil starte og stoppe på tid, medmindre alle tilstedeværende enige om at

forlænge tiden. Prøv at afslutte tidligt hvis det er muligt; ikke strække mødet.

Deltagere kan komme op og forlade på det angivne sluttidspunkt. Du kan bede de

tidligere gruppe at forlade, hvis du har reserveret mødelokalet.

7. Brug mødet for elementer, der kræver dialog, beslutninger eller teambuilding

kun, ikke informative elementer.

8. hvis mødet er aflyst eller rummet har ændret, er lederen

ansvarlig for at kalde alle deltagere for at underrette dem om ændringen. Hvis du

ikke kan deltage, skal du underrette lederen.

9. sætte folk i senere tid zoner i begyndelsen af dagsordenen. Eller hvis en

deltagerens tilstedeværelse er kun påkrævet for lille del af mødet, lad

personen taler først, og derefter forlade.

10. sikre, at alle de inviterede har virkelig brug at være der.

11. du kan sende en stedfortræder i dit sted, hvis personen er i stand til at

at gøre kan beslutninger og underskrive eller tage væk et handlingspunkt. Lad den

leder ved, at du sender nogen.

12. kom forberedt og læse advance materialer. Bringe kopierne af nogen

dokumenter. Hvis du ikke vil være tilstrækkeligt forberedt, underrette lederen.

13. hvis lederen eller nøglen beslutning maker udeblivelser, kan deltagerne forlade efter

10 minutter.

14. Brug en tidtager (udpeget af lederen) til at holde møde på mål

og følge dagsordenen. Må ikke begrænse meningsfuld samtale.

15. eliminere enhver diskussion, der involverer kun to mennesker.

16. udpege en skriver for mødet. Når noget kommer, ikke der på

dagsordenen, scribe registrerer det på et staffeli pad mærket “parkeringsplads.” Den

Scribe skaber også “et minut” minutter under mødet (en liste over hvem

er ansvarlig for/hvad/af når).

17. må ikke stoppe møder for at bringe latecomers ajour, undtagen i tilfældet

undtagelsestilstand.

18. under mødet, reagere på nødsituationer “911” sider kun. Hvis du skal

tage et opkald, skridt ud af mødelokalet.

Få din gruppe sammen og lette (eller har en anden lette)

en diskussion og oprette en lignende adfærdskodeks. Efter sigende, disse regler

har væsentligt reduceret misforståelserne og forbedret møde produktivitet!

Endelig, forsøge at reducere den tid, du bruger i ligegyldig møder. Kan du

Send en suppleant? Du kan kalder stolens møde og bede om at rapportere først

og så forklare, at du har et andet møde på hælene og du skal

afgår rettidigt? Kan nogen båndoptagelsen møde for dig at

lytte til i bilen?

Her er at møde revolution—hvor minutter ikke er taget og timer ikke er spildt!

Gøre det til en produktiv dag!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *