Møder! Hvor minutter er bevarede og timer er spildt.
En undersøgelse indklagede fortalte mig, “møder er min store timewaster. Jeg har
bogstaveligt talt tilbragte hele dage i møder. Jeg får ikke kun intet gjort på min
skrivebord, men også arver ekstra arbejde. Jeg formoder, hvis jeg kunne ønske en
ting det ville færre møder. Hey, jeg kan drømme, kan jeg?”
Ja! Lad os drømmer lidt. Ville det ikke være rart at have et pass, der siger,
“Komme ud af et møde gratis”? Her er nogle ideer til at gøre dine møder
mere produktive:
Overveje timingen. Hvis du er en person med evnen til at indkalde til et møde
et bestemt tidspunkt, alvorligt overveje den bedste tid til at holde den.
Corporate America har uddannet de fleste folk til at være “morgen mennesker.” Vores
naturlig energi cykler få os til at være “oppe” eller har “prime” tid første ting
Om morgenen. Desværre, mange mennesker insisterer på at holde møder på
dengang. Nogle former for møder er gode i den bedste sendetid, som dem
involverer brainstorming, problemløsning, eller strategisk tænkning. Rutine
personalemøder, projektopdateringer, eller oplysninger, der kun møder skal afholdes
under lulls i produktivitet. Tilsvarende, en brainstorm på fredag
eftermiddag klokken tre vil sandsynligvis ikke give de bedste resultater.
Etablere en adfærdskodeks for din afdeling eller organisation. Uden
et sæt “rules” eller “protokoller” til at holde møder, mennesker gør deres egen
ting, skaber uforudsigeligheden mellem forskellige møder. Jeg har lige
lettet en træningssession med en corporate division med 75 mennesker.
Sammen, vi har oprettet følgende Code of Conduct, der vil styre deres
fremtidige møder:
1. møder må kun 9-4 mandag til torsdag og 9-1 på fredag.
2. en dagsorden, sammen med nogen før arbejde er påkrævet 72 timer forud for
det møde, klart skitserer mål af mødet. Hvis et formål
kan ikke være defineret, annullere mødet. Skitsere kravet tid for hver
punkt på dagsordenen og den ansvarlige person.
3. hvis mødet ikke er inden for disse retningslinjer, har hver deltager evnen til at
spørgsmålet på mødet.
4. være følsomme over for tidsmæssige begrænsninger og frister for andre afdelinger.
Svarer til den betydning og komplekse spørgsmål til længden af den
møde.
5. møder bør kun være 50 minutter (snarere end en time) eller afslutte ti
minutter før toppen af timen, så deltagerne kan foretage det næste møde
som begynder øverst i timen.
6. møder vil starte og stoppe på tid, medmindre alle tilstedeværende enige om at
forlænge tiden. Prøv at afslutte tidligt hvis det er muligt; ikke strække mødet.
Deltagere kan komme op og forlade på det angivne sluttidspunkt. Du kan bede de
tidligere gruppe at forlade, hvis du har reserveret mødelokalet.
7. Brug mødet for elementer, der kræver dialog, beslutninger eller teambuilding
kun, ikke informative elementer.
8. hvis mødet er aflyst eller rummet har ændret, er lederen
ansvarlig for at kalde alle deltagere for at underrette dem om ændringen. Hvis du
ikke kan deltage, skal du underrette lederen.
9. sætte folk i senere tid zoner i begyndelsen af dagsordenen. Eller hvis en
deltagerens tilstedeværelse er kun påkrævet for lille del af mødet, lad
personen taler først, og derefter forlade.
10. sikre, at alle de inviterede har virkelig brug at være der.
11. du kan sende en stedfortræder i dit sted, hvis personen er i stand til at
at gøre kan beslutninger og underskrive eller tage væk et handlingspunkt. Lad den
leder ved, at du sender nogen.
12. kom forberedt og læse advance materialer. Bringe kopierne af nogen
dokumenter. Hvis du ikke vil være tilstrækkeligt forberedt, underrette lederen.
13. hvis lederen eller nøglen beslutning maker udeblivelser, kan deltagerne forlade efter
10 minutter.
14. Brug en tidtager (udpeget af lederen) til at holde møde på mål
og følge dagsordenen. Må ikke begrænse meningsfuld samtale.
15. eliminere enhver diskussion, der involverer kun to mennesker.
16. udpege en skriver for mødet. Når noget kommer, ikke der på
dagsordenen, scribe registrerer det på et staffeli pad mærket “parkeringsplads.” Den
Scribe skaber også “et minut” minutter under mødet (en liste over hvem
er ansvarlig for/hvad/af når).
17. må ikke stoppe møder for at bringe latecomers ajour, undtagen i tilfældet
undtagelsestilstand.
18. under mødet, reagere på nødsituationer “911” sider kun. Hvis du skal
tage et opkald, skridt ud af mødelokalet.
Få din gruppe sammen og lette (eller har en anden lette)
en diskussion og oprette en lignende adfærdskodeks. Efter sigende, disse regler
har væsentligt reduceret misforståelserne og forbedret møde produktivitet!
Endelig, forsøge at reducere den tid, du bruger i ligegyldig møder. Kan du
Send en suppleant? Du kan kalder stolens møde og bede om at rapportere først
og så forklare, at du har et andet møde på hælene og du skal
afgår rettidigt? Kan nogen båndoptagelsen møde for dig at
lytte til i bilen?
Her er at møde revolution—hvor minutter ikke er taget og timer ikke er spildt!
Gøre det til en produktiv dag!
Seneste kommentarer